Bimbingan Teknis Tenaga Kependidikan FTSP UII Penulisan Surat Dinas dan Siaran Pers
Untuk meningkatkan pemahaman terkait dengan penulisan surat dinas serta strategi untuk menulis siaran pers, Fakultas Teknik Sipil dan Perencanaan (FTSP), Universitas Islam Indonesia (UII) mengadakan Bimbingan Teknis tentang Penulisan Surat Dinas dan Siaran Pers bagi Tenaga Kependidikan bidang Administrasi dilingkungan FTSP UII, dengan menghadirkan narasumber Novita Purnaningsih, S.S., M.A., Pengajar di Politeknik Sawunggalih Aji Kutoarjo, Jawa Tengah.
Kegiatan diselenggarakan pada Sabtu, 24 Rabiulawal 1446 H/28 September 2024 di Ruang IRC Gedung Moh. Natsir Kampus FTSP UII. Kegiatan ini diikuti oleh sekitar 41 tenaga kependidikan bidang administrasi baik dari prodi, jurusan, maupun fakultas.
Secara resmi acara dibuka oleh Wakil Dekan Bidang Sumber Daya, Dr. Ir. Kasam., MT. yang dalam arahannya beliau menyampaikan bahwa acara tersebut bertujuan untuk memberikan pemahaman dan pelatihan terkait teknik penulisan surat dinas yang baik dan benar sesuai ketentuan dan kaidah yang ada. Sedangkan penulisan siaran pers untuk memberikan informasi, kegiatan atau berita yang akan dikirimkan ke media untuk dipublikasikan. “Harapan kami setelah mengikuti acara ini, para peserta dapat mengaplikasikan ilmu yang diperoleh untuk kepentingan fakultas, baik yang ditujukan untuk internal atau eksternal,” tuturnya.
Baca Juga : FTSP Adakan Bimtek Implementasi Nilai-Nilai UII dalam Bekerja serta Optimalisasi Penggunaan UIIPresensi
Narasumber Novita Purnaningsih dalam materinya memaparkan bahwa dalam dunia kerja, surat merupakan alat komunikasi resmi dan dapat dijadikan sebagai bukti laporan yang valid. Penulisan surat resmi berbeda dengan penulisan surat pribadi dan ada aturan standar yang harus diikuti dalam membuat surat resmi.
Berkaitan dengan aturan standar penulisan surat resmi sudah ditetapkan dalam aturan yang dikeluarkan oleh badan bahasa melalui hasil kajian-kajian penelitian. Aturan itu berkenaan dengan bentuk surat, redaksi kalimat, penggunaan bahasa, dan tanda baca. “Namun dilapangan masih banyak masyarakat khuhusnya yang tidak mengetahui dan memahami aturan standar dalam pembuatan surat dinas atau resmi,” ungkapnya.
Lebih lanjut, ia menjelaskan bahwa kesalahan yang sering terjadi dalam penulisan surat dinas adalah bentuk surat yang menunjukkan ketidakkonsistenan dalam pemilihan bentuk surat. Selain itu juga pada redaksi surat berkaitan dengan pemilihan diksi, penulisan ejaan, dan penggunaan kalimat yang tidak efektif sehingga memunculkan ketidakjelasan gagasan.
Beliau menambahkan bahwa dalam era digital, media komunikasi surat yang sebelumnya lebih banyak dibuat dalam bentuk cetak akan sedikit demi sedikit tergantikan dengan surat dalam bentuk digital. “Untuk memaksimalkan fungsi pada media elektronik perlu dipelajari lebih mendalam untuk menjadikan surat dinas menjadi media komunikasi yang lebih komunikatif, menarik dan efisien,” imbuhnya.
Usai pemaparan sesi pertama kemudian dilanjutkan dengan praktek menganalisa kesalahan yang sering terjadi dalam surat menyurat dilingkup FTSP UII berikut cara menghindari kesalahan tersebut.
Sementara itu, disesi kedua, beliau menyampaikan bahwa dalam penulisan harus ditekankan to the point dalam menyampaikan fokus penulisannya. Selain itu juga harus ringkas, ada data yang berupa angka agar lebih akurat dan angka menjadi sangat esensial dalam sebuah penulisan press release. Menurutnya, press realease yang baik, harus memuat unsur penulisan berita, dengan kaidah 5W+1H. “Agar informasi yang dikirimkan tidak ada kesalahan, dan tertata, harus memuat juga tatanan 5W+1H, agar berita yang dimuat nantinya berisi informasi yang menyeluruh’” pungkasnya.
